A számlázással kapcsolatos szabályokat az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, valamint a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az lektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet tartalmazza
A következőkben az ezeknek 2020. március elsején érvényben lévő, illetve ekkor már ismert, de később hatálybalépő szabályai alapján foglalom össze a számítógépes számlázást érintő legfontosabb tudnivalókat.
Néhol kitérek olyan - a hosszabb ideje számítógépes programmal számlázók által ismert - szabályokra, amelyek korábban érvényben voltak, de ma már nem kötelezőek.
Az ÁFa törvény 10. sz. mellékletének 6. pontja alapján 2018. 07. 01-jétől azon számlákról, amelyekben az egy másik, belföldön nyilvántartásba vett adóalanyra áthárított adó összege a 100 000 forintot eléri vagy meghaladja, az állami adó- és vámhatóság részére adatszolgáltatást kell teljesíteni. Az úgynevezett "kézi számláknál" erre két féle határidő (500 eFt ÁFA alatt 5 nap, egyébként 1 nap) érvényes, a számlázási funkcióval rendelkező programmal kiállított számlák esetében a "haladéktalanul" megfogalmazás.
2020. 07. 01-jétől ez a melléklet úgy módosul, hogy a 100 000 forintos értékhatár már nem szerepel benne, de még változatlanul a belföldön nyilvántartásba vett adóalanyok részére kiállított számlákról kell az adatszolgáltatást teljesíteni.
2021. 01. 01-jétől várható, hogy minden számlára kiterjed majd a kötelezettség.
A nyomdai úton előállított nyomtatvány használatával kibocsátott számlákról a NAV által biztosított felületen kell a számlák adatait rögzíteni, ami a 100 000 forintos határ feletti kötelezettségnél még sokak számára nem jelentett túlzott megterhelést, egy széles kör esetében fel sem merült a szükségessége.
A 2020. 07. 01-től életbe lépő változás kapcsán azonban nyilvánvaló, hogy e számlakibocsájtói kör is fokozottan érdekeltté válik számlázó program használatában, hiszen ellenkező esetben feleslegesen kétszer kell az adatokat rögzítenie.
Persze, vannak helyzetek, amikor ez elkerülhetetlen marad - legalábbis a technikai lehetőségek további fejlődéséig -, de a többség nyilvánvalóan az ilyen, vagy olyan számítógépes programhasználat mellet fog dönteni.
(Ezeket az ÁFA törvény (2007. évi CXXVII. törvény) 169. §-a tartalmazza tételesen.)
Ennek alapján minden számlán kötelező feltüntetni:
- a számla sorszámát, amely a számlát egyértelműen azonosítja;
- a számla kibocsátás dátumát;
- a teljesítés időpontját, ha az eltér a számla dátumától;
- a számla kiállítójának nevét, címét és adószámát
- a vevő nevét, címét;
- belföldi adóalanyok esetében
-- 2020.06.31-ig, ha az áthárított adó a 100 000 forintot eléri,
-- 2020.07.01-töl minden esetben
az adószámát (elvileg csak az első 8 számjegyét, de egyéb okból szükséges a teljes adószám ismerete);
- az értékesített termék
-- megnevezését, vagy VTSZ számát
-- mennyiségét,
-- nettó egységárát;
- az értékesített szolgáltatás
-- megnevezését, vagy TESZOR’15 azonosítóját,
-- mennyiségét, ha az természetes mértékegységben kifejezhető,
-- nettó egységárát, ha az természetes mértékegységben kifejezhető;
- az alkalmazott árengedményt, ha azt az egységár nem tartalmazza;
- a számla nettó (ÁFA nélküli) értékét (az adóalapot);
- az alkalmazott adó mértékét (ÁFA kulcsot);
- az áthárított adó (ÁFA) értékét.
Nem kötelező, de szokásos tartalmi elemek:
- az értékesített termék/szolgáltatás besorolási jelölése pl. VTSZ / SZJ / TESZOR szám, stb.;
- a fizetési módja;
- a fizetési határidő (értelemszerűen a hitelezett számláknál).